Personalberatung für Life Sciences: So finden Sie die richtigen Kandidaten

Recruiting in Life Sciences unterscheidet sich vom Recruiting in den meisten anderen Branchen. Die Positionen sind hoch spezialisiert, die Anforderungen an Dokumentation und Regulierung streng, und die besten Kandidaten haben meist eine Stelle, in der sie sich wohlfühlen. Eine auf Life Sciences spezialisierte Personalberatung hilft Ihnen, die Menschen zu finden, zu bewerten und zu überzeugen, die die Aufgabe tatsächlich lösen können – nicht nur diejenigen, die sich zufällig auf Ihre Anzeige beworben haben.

In diesem Artikel zeigen wir, was Recruiting in Pharma, Biotech, Medtech und Diagnostik anspruchsvoll macht, wann sich eine Personalberatung lohnt und worauf Sie bei der Auswahl eines Partners achten sollten.

Warum Recruiting in Life Sciences anders ist

Der Kandidatenmarkt ist klein. Eine Regulatory-Affairs-Spezialistin mit Erfahrung sowohl im zentralisierten Verfahren als auch im Lifecycle-Management oder eine Sachkundige Person mit Erfahrung in der Sterilherstellung gibt es in keinem Land in großer Zahl. In vielen Nischen sprechen wir von wenigen Dutzend relevanten Personen.

Kompetenz hängt vom Kontext ab. Erfahrung mit kleinen Molekülen lässt sich nicht automatisch auf Biologika übertragen. Erfahrung mit der MDR ist nicht dasselbe wie Erfahrung mit der IVDR. Ein starker Kandidat im falschen Kontext kann zu einer teuren Fehlbesetzung werden.

Die Regulierung stellt Anforderungen an die Person. Viele Positionen tragen eine formale Verantwortung gegenüber den Behörden – etwa die Sachkundige Person (Qualified Person) in der Arzneimittelherstellung oder die für die Einhaltung der Regulierungsvorschriften verantwortliche Person (PRRC) bei Medizinprodukteherstellern. „Learning by doing“ ist hier keine Option.

Die Besten suchen nicht. Spezialisten mit gefragten Kompetenzen werden regelmäßig angesprochen und lesen kaum Stellenanzeigen. Um sie zu erreichen, muss jemand direkt Kontakt aufnehmen – mit einer überzeugenden Antwort darauf, warum der Wechsel ein Schritt nach vorn wäre.

Der Prozess braucht Zeit. Selbst wenn Sie die richtige Person gefunden haben, gilt meist eine Kündigungsfrist. Bei Spezialisten und Führungskräften sind drei Monate oder mehr üblich. In Norwegen beträgt die gesetzliche Grundregel zwar einen Monat, vertraglich werden aber oft drei Monate vereinbart. Planen Sie das von Anfang an ein.

Wann lohnt sich eine Personalberatung?

Viele Stellen lassen sich mit einer eigenen Anzeige und dem eigenen Netzwerk besetzen. Eine spezialisierte Personalberatung bringt den größten Mehrwert, wenn:

• es um eine Schlüsselposition mit regulatorischer, qualitätsbezogener oder kaufmännischer Verantwortung geht
• Sie bereits ausgeschrieben haben, ohne passende Bewerbungen zu erhalten
• die Suche diskret erfolgen muss, zum Beispiel bei der Nachfolge einer Führungskraft
• Sie eine neue Funktion, Abteilung oder Landesorganisation aufbauen
• die Zeit knapp ist, weil ein Projekt, eine Inspektion oder eine klinische Studie wartet
• Ihnen intern die Kapazität fehlt, den Markt zu analysieren, Kandidaten anzusprechen und zu bewerten

Was leistet eine spezialisierte Personalberatung konkret?

Ein guter Recruiting-Prozess in Life Sciences folgt weitgehend denselben Schritten – egal ob Festanstellung oder Executive Search:

1. Bedarfsanalyse und Anforderungsprofil. Was soll die Person im ersten Jahr erreichen, und welche Kompetenzen sind wirklich unverzichtbar? Mehr dazu in unserem Leitfaden zum Anforderungsprofil für Spezialistenrollen.
2. Marktanalyse. Wer verfügt heute über diese Kompetenz, wo arbeiten diese Personen, und welches Gehaltsniveau ist realistisch?
3. Direktansprache. Kandidaten werden diskret angesprochen, auch solche, die nicht aktiv suchen. So funktionieren Executive Search und Headhunting.
4. Fachliche Bewertung. Die Interviews führt jemand, der das Fachgebiet versteht – so verlieren Sie keine Zeit mit Kandidaten, die nicht passen.
5. Shortlist. Sie erhalten eine kleine Zahl qualifizierter Kandidaten, jeweils mit einer Einschätzung von Stärken und Risiken.
6. Interviews und Referenzen. Strukturierte Interviews und gründliche Referenzprüfungen senken das Risiko einer Fehlbesetzung.
7. Angebot und Wechsel. Die Beratung unterstützt beim Erwartungsabgleich, bei der Verhandlung und beim Umgang mit einem möglichen Gegenangebot des aktuellen Arbeitgebers.
8. Nachbetreuung. Kontakt mit Ihnen und der neuen Mitarbeiterin bzw. dem neuen Mitarbeiter in den ersten Monaten.

So wählen Sie die richtige Personalberatung

Personalberatungen unterscheiden sich stärker, als viele denken. Stellen Sie diese Fragen, bevor Sie zusammenarbeiten:

• Sind Sie auf Life Sciences spezialisiert? Eine Generalistin findet heute einen Controller und morgen eine QA-Leitung. Eine spezialisierte Beratung kennt die Fachcommunitys und weiß, welche Fragen einen starken Kandidaten von einem unterscheiden, der nur die richtigen Schlagworte im Lebenslauf hat.
• Wer macht die Arbeit? Treffen Sie im Erstgespräch einen Senior-Berater und in der eigentlichen Suche eine Junior-Ressource?
• Wie finden Sie Kandidaten? Anzeigen, Datenbank oder Direktansprache – und in welchen Ländern?
• Wie wird das Mandat honoriert? Erfolgshonorar, Festpreis oder Retainer? Dazu haben wir einen eigenen Artikel: Was kostet eine Personalberatung?
• Wie gehen Sie mit Datenschutz um? Kandidatendaten müssen vertraulich behandelt und dürfen nie ohne Einwilligung weitergegeben werden.

Wie lange dauert es, einen Spezialisten zu gewinnen?

Das hängt von Position und Markt ab. Hilfreich ist es, mit drei Phasen zu planen: Suche und Bewertung, Entscheidung und Angebot sowie die Kündigungsfrist des Kandidaten. Auf die letzte Phase haben Sie den geringsten Einfluss. Bei drei Monaten Kündigungsfrist können leicht sechs Monate vergehen, bis die Person an Bord ist. Je früher Sie starten und je schneller Sie unterwegs entscheiden, desto kürzer wird die Gesamtdauer.

So unterstützt Sie Oslo Life Sciences

Oslo Life Sciences ist eine Recruiting- und Executive-Search-Beratung, die ausschließlich in Life Sciences tätig ist: Arzneimittel, Biotech, Medtech, Diagnostik, Pathologie, Labor, CRO und CDMO. Das bringt Ihnen drei Vorteile:

• Fachverständnis. Wir verstehen, was die Positionen erfordern, und bewerten Kompetenz in der Praxis – nicht nur auf dem Papier.
• Ein Berater für das gesamte Mandat. Dieselbe Person begleitet den Auftrag vom ersten Gespräch bis zum unterschriebenen Vertrag. Keine Übergaben, keine Zwischenstellen.
• Reichweite über Ländergrenzen hinweg. Wir suchen in Norwegen, den nordischen Ländern und der DACH-Region und passen die Reichweite an die Position an.

Auf Wunsch liefern wir Ihnen vor der Ausschreibung auch Marktinformationen: Gehaltsniveau, verfügbare Kompetenzen und Wettbewerbsumfeld.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Personalberatung und Personaldienstleister?

Eine Personalberatung hilft Ihnen, eine Person zu finden, die direkt bei Ihnen angestellt wird. Ein Personaldienstleister überlässt Mitarbeitende, die bei ihm selbst angestellt sind. Oslo Life Sciences arbeitet mit Festanstellungen, Executive Search und Marktanalysen.

Rekrutieren Sie nur in Norwegen?

Nein. Wir suchen in Norwegen, den nordischen Ländern und der DACH-Region (Deutschland, Österreich und Schweiz) und haben Ansprechpartner in Oslo und Berlin. Die Reichweite richtet sich nach der Position.

Für welche Positionen rekrutieren Sie?

Unter anderem für Pathologie und Diagnostik, Medical Affairs, Clinical Operations, Qualität und QA/QP, Regulatory Affairs und Pharmakovigilanz, CMC und Produktion, F&E, Market Access, kaufmännische Positionen und Führung.

Was brauchen Sie von uns für den Start?

Eine kurze Beschreibung der Position, warum sie besetzt werden soll und bis wann Sie die Person brauchen. Alles Weitere klären wir in einem ersten Gespräch.