Anforderungsprofil: Vorlage und Checkliste

Viele Besetzungen, die schiefgehen, beginnen mit einem unklaren Anforderungsprofil. Es ist entweder eine Kopie der letzten Stellenanzeige, eine Wunschliste, die kein Kandidat erfüllen kann, oder so allgemein, dass es auf die halbe Branche passt. Das Ergebnis: falsche Kandidaten, lange Prozesse und Einstellungen, die nicht halten.

In Life Sciences ist das besonders teuer. Die Positionen sind spezifisch, die Anforderungen an Regulierung und Dokumentation streng, und die Auswahl an Kandidaten ist klein. Hier zeigen wir, wie Sie ein Anforderungsprofil erstellen, das Ihnen tatsächlich hilft, die richtige Person zu finden.

Was ist ein Anforderungsprofil?

Ein Anforderungsprofil beschreibt, was die Person in der Rolle erreichen soll und welche Kompetenzen, Erfahrungen und Eigenschaften dafür nötig sind. Es ist ein internes Arbeitsdokument und etwas anderes als:

die Stellenbeschreibung, die Aufgaben und Verantwortung der Rolle beschreibt.
die Stellenanzeige, die ein Werbedokument für Kandidaten ist.

Das Anforderungsprofil ist die Grundlage für beide – und dafür, wie Sie Kandidaten bewerten.

Beginnen Sie mit dem Problem, das die Rolle lösen soll

Bevor Sie eine einzige Anforderung notieren, beantworten Sie diese Frage: Was soll in zwölf Monaten anders sein, wenn wir die richtige Person einstellen?

Beispiele aus Life Sciences:

„Die technische Dokumentation für die Produktfamilie ist bereit für die Prüfung durch die Benannte Stelle.“
„Wir haben die nächste GMP-Inspektion ohne kritische Mängel bestanden.“
„Die ersten Patienten sind in die Studie aufgenommen.“
„Der Zulassungsantrag ist eingereicht.“

Ist das Ziel klar, sehen Sie leichter, welche Erfahrung wirklich notwendig ist – und welche nur wünschenswert.

Trennen Sie Muss- von Kann-Kriterien

Der häufigste Fehler sind zu viele Muss-Kriterien. Jede neue Anforderung verkleinert den Kandidatenmarkt, und in einer Nische bleibt schnell niemand mehr übrig.

Eine gute Faustregel: Ein Muss-Kriterium ist etwas, das die Person im Job nicht in angemessener Zeit lernen kann und ohne das die Rolle nicht funktioniert. Alles andere ist ein Kann-Kriterium.

Beispiel: Ein Medtech-Unternehmen sucht eine Regulatory-Affairs-Fachkraft und verlangt Erfahrung mit MDR, IVDR, FDA und Arzneimitteln. Solche Kandidaten gibt es kaum. Sind die Produkte Medizinprodukte für den EU-Markt, ist MDR-Erfahrung ein Muss. FDA-Erfahrung kann ein Kann-Kriterium sein, Arzneimittelerfahrung ist vermutlich irrelevant.

Formale Anforderungen und regulatorische Verantwortung

Manche Rollen haben Anforderungen, über die nicht verhandelt werden kann, weil sie aus der Regulierung folgen. Typische Beispiele:

Die Sachkundige Person (Qualified Person) in der Arzneimittelherstellung muss Anforderungen an Ausbildung und praktische Erfahrung erfüllen. Mehr dazu in unserem Artikel zum Recruiting von QA und Sachkundigen Personen.
Die für die Einhaltung der Regulierungsvorschriften verantwortliche Person (PRRC) bei Medizinprodukteherstellern braucht nachgewiesene Fachkenntnis nach MDR oder IVDR.
Gesundheitsberufe wie Ärzte oder Laborfachkräfte benötigen die im jeweiligen Land erforderliche Berufszulassung – etwa Approbation und Facharztanerkennung in Deutschland oder eine Autorisierung in Norwegen.

Schreiben Sie diese Anforderungen ausdrücklich auf und prüfen Sie sie früh im Prozess.

Vorlage: Das gehört ins Anforderungsprofil

Element	Leitfragen
Zweck der Rolle	Warum gibt es die Rolle, und was soll sie im ersten Jahr erreichen?
Verantwortung und Aufgaben	Was macht die Person in der Praxis – und was nicht?
Berichtslinie und Zusammenarbeit	An wen berichtet die Person, und mit wem arbeitet sie am engsten?
Fachliche Muss-Kriterien	Welche Kompetenzen werden ab dem ersten Tag gebraucht?
Fachliche Kann-Kriterien	Was ist ein Vorteil, kann aber erlernt werden?
Formale Anforderungen	Zulassung, Anerkennung oder regulatorische Verantwortung?
Relevanter Kontext	Mit welcher Phase, Modalität, Produktart oder Regulierung hat die Person gearbeitet?
Eigenschaften	Welches Verhalten wollen wir im Job sehen? Beschreiben Sie es konkret.
Sprache	Ist Deutsch bzw. die Landessprache erforderlich, oder reicht Englisch?
Arbeitsort	Präsenz, hybrid oder remote? Wie viel Reisetätigkeit?
Konditionen	Gehaltsrahmen, Bonus, Altersvorsorge und weitere Leistungen.
Zeitplan	Wann muss die Person an Bord sein, und was bedeutet die Kündigungsfrist für den Plan?

Beschreiben Sie Eigenschaften als Verhalten

„Strukturiert“, „lösungsorientiert“ und „teamfähig“ stehen in fast jedem Anforderungsprofil – und sagen fast nichts aus. Beschreiben Sie stattdessen, was die Person tun soll:

Statt „strukturiert“: „Behält mehrere parallele Einreichungen im Blick und meldet früh, wenn eine Frist gefährdet ist.“
Statt „teamfähig“: „Bringt Produktion und QA zu einem gemeinsamen CAPA-Plan, ohne dass es eskaliert.“
Statt „souverän“: „Sagt Nein zur Chargenfreigabe, wenn die Dokumentation nicht ausreicht – auch unter Zeitdruck.“

So können Sie konkrete Interviewfragen stellen und die Antworten aller Kandidaten gleich bewerten.

Vom Anforderungsprofil zum strukturierten Interview

Ein gutes Anforderungsprofil erleichtert den gesamten weiteren Prozess. Leiten Sie Interviewfragen direkt aus den Anforderungen ab, stellen Sie allen Kandidaten dieselben Fragen und bewerten Sie die Antworten auf einer gemeinsamen Skala. Die Forschung zur Personalauswahl zeigt, dass strukturierte Interviews den Berufserfolg besser vorhersagen als unstrukturierte Gespräche. Bei Spezialistenrollen kann zudem eine Fallaufgabe sinnvoll sein – etwa eine Abweichung, die bewertet werden soll, oder eine regulatorische Fragestellung.

Häufige Fehler

Die letzte Anzeige kopieren. Die Rolle hat sich seitdem oft verändert.
Eine Wunschliste schreiben. Zu viele Muss-Kriterien bedeuten keine Kandidaten.
Die Fachleute nicht einbeziehen. Die Führungskraft kennt den Bedarf, die Fachleute wissen, was tatsächlich gebraucht wird.
Die Gehaltsfrage aufschieben. Ein Rahmen, der nicht zum Markt passt, fällt oft erst auf, wenn der Kandidat absagt.
Den Zeitplan vergessen. Bei drei Monaten Kündigungsfrist muss der Prozess früh beginnen.

So unterstützt Sie Oslo Life Sciences

Wir beginnen unsere Mandate mit einer gemeinsamen Bedarfsanalyse und nutzen unsere Kenntnis der Fachcommunitys, um die Anforderungen am Markt zu testen: Gibt es diese Kandidaten, wo arbeiten sie, und was werden sie erwarten? Mit unseren Marktanalysen erhalten Sie vor der Ausschreibung ein Bild von Gehaltsniveau, verfügbaren Kompetenzen und Wettbewerb.

Lesen Sie auch unseren Leitfaden zur Personalberatung für Life Sciences oder Was kostet eine Personalberatung?

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Anforderungsprofil und Stellenanzeige?

Das Anforderungsprofil ist ein internes Dokument, das beschreibt, was die Rolle erfordert. Die Stellenanzeige ist ein externes Werbedokument, das die richtigen Kandidaten ansprechen soll. Die Anzeige sollte auf dem Profil aufbauen, es aber nicht kopieren.

Wie lang sollte ein Anforderungsprofil sein?

Für die meisten Rollen reichen ein bis zwei Seiten. Entscheidend ist, dass die Muss-Kriterien wenige und klar sind und alle, die Kandidaten bewerten, sich darüber einig sind.

Gehört das Gehalt ins Anforderungsprofil?

Ja, zumindest als interner Rahmen. Das spart allen Beteiligten Zeit und ermöglicht es, den Rahmen vor Beginn der Suche auf Realismus zu prüfen.

Wer sollte am Anforderungsprofil mitarbeiten?

Die direkte Führungskraft, eine Fachperson, die die Aufgaben kennt, und idealerweise HR. In Life Sciences ist es oft sinnvoll, QA oder Regulatory Affairs einzubeziehen, wenn die Rolle eine formale Verantwortung trägt.