Headhunting in Life Sciences: Wann lohnt sich Executive Search?

Die Kandidaten, die Sie am liebsten hätten, lesen selten Stellenanzeigen. Sie haben eine Aufgabe, die sie beherrschen, ein Fachumfeld, in dem sie sich wohlfühlen, und werden regelmäßig von anderen angesprochen. Beim Headhunting – oder Executive Search – geht es darum, diese Menschen direkt zu finden, zu erreichen und ihnen einen guten Grund für einen Wechsel zu geben.

Hier erklären wir, was Executive Search in Life Sciences bedeutet, wann sie bessere Ergebnisse liefert als eine Ausschreibung und was Sie vorbereiten sollten.

Was sind Headhunting und Executive Search?

Die Begriffe werden oft synonym verwendet. Gemeinsam ist ihnen, dass die Suche nicht mit einer Anzeige beginnt, sondern mit einer systematischen Analyse des Marktes:

• Headhunting bezeichnet meist die Direktansprache von Spezialisten und Schlüsselpersonen, die sich nicht selbst bewerben.
• Executive Search bezieht sich meist auf Führungskräfte und Senior-Positionen, bei denen die Suche breiter und der Prozess oft diskreter ist.

Der Unterschied zum klassischen Recruiting liegt darin, wer den ersten Schritt macht. Bei einer Anzeige entscheiden die Kandidaten selbst, ob sie sich bewerben. Bei der Direktansprache identifizieren Sie – über eine Beraterin oder einen Berater – die relevantesten Personen im Markt und sprechen sie an.

Wann wirkt Direktansprache am besten?

Direktansprache ist nicht für jede Stelle nötig, oft aber der einzige Weg, wenn:

• es um eine Führungsposition geht, etwa Geschäftsführung, Country Manager, medizinische Leitung oder Head of Quality.
• die Kompetenz sehr spezifisch ist, etwa Sachkundige Person, CMC-Leitung, Regulatory-Affairs-Leitung oder Spezialisten für eine bestimmte Technologie.
• die Suche vertraulich ist, zum Beispiel bei der Nachfolge einer Führungskraft oder wenn der Wettbewerb nicht sehen soll, was Sie aufbauen.
• Sie in einen neuen Markt eintreten, etwa in Norwegen oder den nordischen Ländern, und jemanden brauchen, der Markt, Behörden und Kunden kennt.
• eine Anzeige bereits geschaltet war, ohne die benötigten Bewerbungen zu bringen.

So läuft ein Search-Prozess ab

Ein strukturierter Search-Prozess in Life Sciences sieht typischerweise so aus:

1. Briefing. Was soll die Person leisten, mit wem arbeitet sie zusammen, und welche Kompromisse sind akzeptabel? Ein klares Anforderungsprofil ist die Grundlage.
2. Suchstrategie. Welche Unternehmen, Fachcommunitys und Länder sind am relevantesten? Daraus entsteht eine Liste von Zielunternehmen und typischen Profilen.
3. Identifikation. Relevante Personen werden über Netzwerke, Fachcommunitys, Publikationen, Konferenzen und berufliche Plattformen identifiziert.
4. Diskrete Ansprache. Die Kandidaten werden persönlich kontaktiert. Im ersten Gespräch geht es ebenso ums Zuhören wie ums Überzeugen.
5. Bewertung. Fachliche Interviews, Prüfung von Erfahrung und Motivation sowie eine ehrliche Einschätzung, ob ein Wechsel tatsächlich infrage kommt.
6. Shortlist. Sie lernen eine kleine Zahl von Kandidaten kennen, die qualifiziert, interessiert und im vorgegebenen Rahmen sind.
7. Interviews, Referenzen und Angebot. Die Beratung koordiniert den Prozess und begleitet beide Seiten bis zur Einigung.

Über Ländergrenzen hinaus suchen: Nordics und DACH

In vielen Life-Sciences-Nischen ist der Markt in jedem einzelnen Land klein – in Norwegen ebenso wie in Österreich oder der Schweiz. Für Positionen, für die es nur eine Handvoll relevanter Personen gibt, kann die Suche in mehreren Ländern entscheidend sein.

Die formalen Hürden sind oft geringer als gedacht. Innerhalb des EU/EWR gilt die Arbeitnehmerfreizügigkeit. Wer zum Beispiel als EU/EWR-Bürger nach Norwegen wechselt, kann laut der norwegischen Ausländerbehörde UDI sofort arbeiten, muss sich aber spätestens drei Monate nach der Ankunft bei der Polizei registrieren. Für die Schweiz und für Kandidaten aus Drittstaaten gelten eigene Regeln, die Sie früh prüfen sollten.

Wichtiger als die Formalitäten sind oft die praktischen Fragen: Sprachanforderungen, Umzug, Familie, Steuern und wie viel der Arbeit hybrid möglich ist. Klären Sie das vor dem Start der Suche, damit Sie gute Kandidaten nicht spät im Prozess verlieren.

Diskretion und Ethik

Direktansprache erfordert Vertrauen auf beiden Seiten. Kandidaten müssen sich darauf verlassen können, dass ein Gespräch nicht beim aktuellen Arbeitgeber landet, und Sie müssen sich darauf verlassen können, dass Ihre Informationen vertraulich behandelt werden. Eine seriöse Beratung gibt einen Lebenslauf nie ohne Einwilligung des Kandidaten weiter.

Beachten Sie außerdem, dass Kandidaten an Wettbewerbs- oder Abwerbeverbote gebunden sein können. Nachvertragliche Wettbewerbsverbote sind gesetzlich begrenzt – in Deutschland etwa durch §§ 74 ff. HGB, in Norwegen durch Kapitel 14 A des Arbeitsumweltgesetzes. Klären Sie das früh, wenn ein Kandidat von einem Wettbewerber kommt.

Was Sie vorbereiten sollten

• Einen realistischen Rahmen für Gehalt und Konditionen. Gute Kandidaten wechseln selten zu gleichen Bedingungen.
• Eine klare Geschichte. Warum sollte jemand, dem es heute gut geht, zu Ihnen wechseln? Fachliche Entwicklung, Verantwortung, Technologie und die Ausrichtung des Unternehmens wiegen oft schwerer als das Gehalt.
• Einen schnellen Entscheidungsprozess. Passive Kandidaten verlieren das Interesse, wenn zwischen den Gesprächen Wochen vergehen.
• Verfügbare Entscheider. Legen Sie Interviewtermine fest, bevor die Suche beginnt.

So unterstützt Sie Oslo Life Sciences

Oslo Life Sciences führt Executive Search und Direktansprache für Führungskräfte und Spezialisten entlang der gesamten Life-Sciences-Wertschöpfungskette durch. Die Suche ist diskret, strukturiert und stützt sich auf ein Netzwerk in Norwegen, den nordischen Ländern und der DACH-Region. Ein Berater begleitet das Mandat von Anfang bis Ende.

Sie fragen sich, was eine Suche kostet? Lesen Sie unseren Überblick Was kostet eine Personalberatung? oder unseren Leitfaden zur Personalberatung für Life Sciences.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Headhunter und Personalberatung?

Eine Personalberatung kann mit Anzeigen, Datenbanken und Direktansprache arbeiten. Ein Headhunter arbeitet vor allem mit Direktansprache von Kandidaten, die nicht aktiv suchen. Viele Beratungen, auch Oslo Life Sciences, bieten beides an.

Wie lange dauert ein Executive-Search-Mandat?

Das hängt von Position und Markt ab. Planen Sie mehrere Wochen für Suche und Bewertung ein – und bedenken Sie, dass Kandidaten nach der Unterschrift oft drei Monate oder länger Kündigungsfrist haben.

Dürfen Sie bei unseren Wettbewerbern abwerben?

Die Ansprache von Mitarbeitenden anderer Unternehmen ist grundsätzlich zulässig. Entscheidend ist, diskret und korrekt vorzugehen und zu klären, ob der Kandidat an ein Wettbewerbs- oder Abwerbeverbot gebunden ist.

Ist Executive Search nur etwas für Top-Führungskräfte?

Nein. Direktansprache wird ebenso oft für Schlüsselspezialisten in QA/QP, Regulatory Affairs, CMC und Medical Affairs genutzt, wo der Kandidatenmarkt klein ist und Anzeigen selten funktionieren.