Rekrutteringsbyrå for life science: slik finner dere rett kandidat

Å ansette i life science er noe annet enn å ansette i de fleste andre bransjer. Rollene er smale, kravene til dokumentasjon og regelverk er strenge, og de beste kandidatene sitter som regel i en jobb de trives i. Et spesialisert rekrutteringsbyrå for life science hjelper dere med å finne, vurdere og overbevise de menneskene som faktisk kan løse oppgaven – ikke bare dem som tilfeldigvis søkte på annonsen.

I denne artikkelen går vi gjennom hva som gjør rekruttering i pharma, biotek, medtech og diagnostikk krevende, når det lønner seg å bruke et byrå, og hva dere bør se etter når dere velger en rekrutteringspartner.

Hvorfor rekruttering i life science er annerledes

Kandidatmarkedet er lite. En Regulatory Affairs-spesialist med erfaring fra både sentral prosedyre og livssyklusarbeid, eller en Qualified Person med erfaring fra steril produksjon, finnes ikke i hundretall i Norge. Ofte er det snakk om noen titalls relevante personer i hele landet.

Kompetansen er knyttet til kontekst. Erfaring fra små molekyler er ikke automatisk overførbar til biologiske legemidler. Erfaring med MDR er ikke det samme som erfaring med IVDR. En dyktig kandidat i feil kontekst kan bli en dyr feilansettelse.

Regelverket stiller krav til personen. Mange roller har et formelt ansvar overfor myndighetene – for eksempel Qualified Person i legemiddelproduksjon eller personen med ansvar for etterlevelse av regelverket (PRRC) hos produsenter av medisinsk utstyr. Da holder det ikke å «lære underveis».

De beste søker ikke selv. Spesialister med etterspurt kompetanse blir kontaktet jevnlig og har lite behov for å lese stillingsannonser. Skal dere nå dem, må noen ta kontakt direkte – og ha et godt svar på hvorfor dette er et steg videre for dem.

Prosessen tar tid. Selv når dere finner rett person, har de fleste en oppsigelsestid. Hovedregelen i arbeidsmiljøloven § 15-3 er én måned, men spesialister og ledere har ofte avtalt lengre oppsigelsestid, gjerne tre måneder. Det må inn i planleggingen fra dag én.

Når bør dere bruke et rekrutteringsbyrå?

Mange stillinger kan og bør fylles med egen annonse og eget nettverk. Et spesialisert byrå gir mest verdi når:

• rollen er en nøkkelrolle med regulatorisk, kvalitetsmessig eller kommersielt ansvar
• dere allerede har lyst ut uten å få relevante søkere
• rekrutteringen må skje diskret, for eksempel ved erstatning av en leder
• dere etablerer et nytt fagområde, en ny avdeling eller et nytt land
• dere har dårlig tid fordi et prosjekt, en inspeksjon eller en studie venter
• dere mangler intern kapasitet til å kartlegge marked, ta kontakt og vurdere kandidater

Hva gjør et spesialisert rekrutteringsbyrå i praksis?

En god rekrutteringsprosess i life science følger stort sett de samme stegene, uavhengig av om det er en fast ansettelse eller et rent søk etter ledere:

1. Behovsavklaring og kravprofil. Hva skal personen oppnå det første året, og hvilken kompetanse er faktisk nødvendig? Les mer i guiden vår om kravprofil for spesialistroller.
2. Markedskartlegging. Hvem har denne kompetansen i dag, hvor sitter de, og hva er realistisk lønnsnivå?
3. Direkte søk. Kandidater kontaktes diskret, også de som ikke søker aktivt. Se mer om hvordan headhunting og executive search fungerer.
4. Faglig vurdering. Kandidatene intervjues av noen som forstår faget, slik at dere slipper å bruke tid på dem som ikke passer.
5. Shortlist. Dere får et lite antall kvalifiserte kandidater, med en vurdering av styrker og risiko for hver.
6. Intervjuer og referanser. Strukturerte intervjuer og grundige referansesjekker reduserer risikoen for feilansettelse.
7. Tilbud og overgang. Byrået hjelper til med forventningsavklaring, lønnsforhandling og risikoen for motbud fra nåværende arbeidsgiver.
8. Oppfølging. Kontakt med både dere og kandidaten i oppstartsperioden.

Slik velger dere riktig rekrutteringsbyrå

Byråene skiller seg mer fra hverandre enn mange tror. Still disse spørsmålene før dere inngår et samarbeid:

• Er dere spesialisert på life science? Et generalistbyrå kan finne en controller i dag og en QA-leder i morgen. Et spesialisert byrå kjenner fagmiljøene og vet hvilke spørsmål som skiller en sterk kandidat fra en som bare har de rette ordene på CV-en.
• Hvem gjør jobben? Får dere en seniorrådgiver i første møte og en juniorressurs i selve søket?
• Hvordan finner dere kandidatene? Annonse, database eller direkte søk – og i hvilke land?
• Hvordan priser dere oppdraget? Suksesshonorar, fastpris eller retainer? Vi har skrevet en egen artikkel om hva et rekrutteringsbyrå koster.
• Hvordan håndterer dere personvern? Kandidatopplysninger skal behandles fortrolig og ikke deles uten samtykke.

Hvor lang tid tar det å rekruttere en spesialist?

Det varierer med rolle og marked, men det er lurt å planlegge med tre faser: søk og vurdering, beslutning og tilbud, og oppsigelsestid hos kandidaten. Den siste fasen er den dere har minst kontroll over. Med tre måneders oppsigelsestid kan det fort gå et halvt år fra behovet oppstår til personen er på plass. Jo tidligere dere starter, og jo raskere dere tar beslutninger underveis, desto kortere blir den samlede tiden.

Slik hjelper Oslo Life Sciences

Oslo Life Sciences er et rekrutterings- og searchselskap som utelukkende jobber med life sciences: legemidler, biotek, medtech, diagnostikk, patologi, laboratorium, CRO og CDMO. Det gir oss tre fordeler som betyr noe for dere:

• Faglig forståelse. Vi forstår hva rollene krever, og kan vurdere kompetanse i praksis – ikke bare på papiret.
• Én rådgiver hele veien. Den samme personen følger oppdraget fra første samtale til signert kontrakt. Ingen overlevering, ingen mellomledd.
• Rekkevidde utover Norge. Vi søker i Norge, Norden og DACH-regionen, og tilpasser rekkevidden til rollen.

Vi kan også gi dere markedsinnsikt før dere lyser ut: lønnsnivå, tilgjengelig kompetanse og konkurransebilde.

Vanlige spørsmål

Hva er forskjellen på et rekrutteringsbyrå og et bemanningsbyrå?

Et rekrutteringsbyrå hjelper dere med å finne en person som blir ansatt direkte hos dere. Et bemanningsbyrå leier ut personell som er ansatt i byrået. Oslo Life Sciences jobber med rekruttering til faste stillinger, executive search og markedsinnsikt.

Rekrutterer dere bare i Norge?

Nei. Vi søker i Norge, Norden og DACH-regionen (Tyskland, Østerrike og Sveits), og har kontaktpersoner både i Oslo og Berlin. Rekkevidden tilpasses rollen.

Hvilke roller rekrutterer dere til?

Blant annet patologi og diagnostikk, Medical Affairs, Clinical Operations, kvalitet og QA/QP, Regulatory Affairs og legemiddelovervåking, CMC og produksjon, R&D, Market Access, kommersielle roller og ledelse.

Hva trenger dere fra oss for å komme i gang?

En kort beskrivelse av rollen, hvorfor den skal fylles, og når dere trenger personen. Resten avklarer vi i en første samtale.