Kravprofil for spesialistroller i life science: mal og sjekkliste

Mange rekrutteringer som går galt, starter med en uklar kravprofil. Den er enten en kopi av forrige stillingsannonse, en ønskeliste ingen kandidat kan oppfylle, eller så generell at den passer på halve bransjen. Resultatet er feil kandidater, lange prosesser og ansettelser som ikke holder.

I life science er dette ekstra kostbart. Rollene er smale, kravene til regelverk og dokumentasjon er strenge, og det finnes få kandidater å velge mellom. Her viser vi hvordan dere lager en kravprofil som faktisk hjelper dere med å finne rett person.

Hva er en kravprofil?

En kravprofil beskriver hva personen i rollen skal oppnå, og hvilken kompetanse, erfaring og egenskaper som skal til for å lykkes. Den er et internt arbeidsdokument, og noe annet enn:

• Stillingsbeskrivelsen, som beskriver oppgaver og ansvar i rollen.
• Stillingsannonsen, som er et salgsdokument rettet mot kandidater.

Kravprofilen er grunnlaget for begge – og for hvordan dere vurderer kandidatene.

Start med problemet rollen skal løse

Før dere skriver ett eneste krav, bør dere svare på dette: Hva skal være annerledes om tolv måneder hvis vi ansetter rett person?

Eksempler fra life science:

• «Den tekniske dokumentasjonen for produktfamilien er klar for gjennomgang hos teknisk kontrollorgan.»
• «Vi har bestått neste GMP-inspeksjon uten kritiske avvik.»
• «De første pasientene er inkludert i studien ved norske sentre.»
• «Søknaden om markedsføringstillatelse er sendt inn.»

Når målet er tydelig, blir det enklere å se hvilken erfaring som faktisk er nødvendig – og hvilken som bare er fin å ha.

Skill mellom må-krav og bør-krav

Den vanligste feilen er for mange må-krav. Hvert nytt krav krymper kandidatmarkedet, og i en nisje kan det fort bli null igjen.

En god tommelfingerregel: Et må-krav er noe personen ikke kan lære på rimelig tid i jobben, og som rollen ikke fungerer uten. Alt annet er bør-krav.

Eksempel: En medtech-bedrift søker en Regulatory Affairs-spesialist og krever erfaring med både MDR, IVDR, FDA og legemidler. Det finnes nesten ingen slike kandidater. Hvis produktene er medisinsk utstyr i EU, er MDR-erfaring et må-krav. FDA-erfaring kan være et bør-krav, og legemiddelerfaring er sannsynligvis irrelevant.

Formelle krav og regulatorisk ansvar

Noen roller har krav som ikke kan forhandles om, fordi de følger av regelverket. Typiske eksempler:

• Qualified Person (QP) i legemiddelproduksjon må oppfylle krav til utdanning og praktisk erfaring. Les mer i artikkelen om rekruttering av QA og QP.
• Personen med ansvar for etterlevelse av regelverket (PRRC) hos produsenter av medisinsk utstyr må ha dokumentert kompetanse etter MDR eller IVDR.
• Helsepersonell som bioingeniører og leger må ha norsk autorisasjon, og legespesialister må ha spesialistgodkjenning.

Skriv disse kravene eksplisitt, og sjekk dem tidlig i prosessen.

Mal: dette bør kravprofilen inneholde

Beskriv egenskaper som atferd

«Strukturert», «løsningsorientert» og «god til å samarbeide» står i nesten alle kravprofiler – og sier nesten ingenting. Beskriv heller hva dere vil se personen gjøre:

• I stedet for «strukturert»: «Holder oversikt over flere parallelle innsendinger og varsler tidlig når en frist er i fare.»
• I stedet for «god til å samarbeide»: «Får produksjon og QA til å bli enige om en CAPA-plan uten at det eskalerer.»
• I stedet for «trygg»: «Sier nei til frigivelse når dokumentasjonen ikke holder, også under tidspress.»

Slik blir det mulig å stille konkrete intervjuspørsmål og vurdere svarene likt for alle kandidater.

Fra kravprofil til strukturert intervju

En god kravprofil gjør resten av prosessen enklere. Lag intervjuspørsmål direkte fra kravene, still de samme spørsmålene til alle kandidater, og vurder svarene etter en felles skala. Forskning på seleksjon viser at strukturerte intervjuer gir bedre treff enn ustrukturerte samtaler. For spesialistroller kan det også være nyttig med en faglig case, for eksempel et avvik som skal håndteres eller en regulatorisk problemstilling som skal vurderes.

Vanlige feil

• Å kopiere forrige annonse. Rollen har ofte endret seg siden sist.
• Å lage en ønskeliste. For mange må-krav gir ingen kandidater.
• Å ikke involvere fagmiljøet. Lederen kjenner behovet, men fagpersonene vet hva som faktisk kreves.
• Å utsette lønnsdiskusjonen. En ramme som ikke matcher markedet, oppdages ofte først når kandidaten sier nei.
• Å glemme tidsplanen. Med tre måneders oppsigelsestid må prosessen starte tidlig.

Slik hjelper Oslo Life Sciences

Vi starter oppdragene våre med en behovsavklaring sammen med dere, og bruker vår kunnskap om fagmiljøene til å teste kravene mot markedet: Finnes disse kandidatene, hvor sitter de, og hva vil de kreve? Gjennom markedsinnsikt kan vi gi dere et bilde av lønnsnivå, tilgjengelig kompetanse og konkurranse før dere lyser ut.

Les også den samlede guiden om rekrutteringsbyrå for life science, eller se hva et rekrutteringsbyrå koster.

Vanlige spørsmål

Hva er forskjellen på kravprofil og stillingsannonse?

Kravprofilen er et internt dokument som beskriver hva rollen krever. Stillingsannonsen er et eksternt salgsdokument som skal få de rette kandidatene interessert. Annonsen bør bygge på kravprofilen, men ikke være en kopi av den.

Hvor lang bør en kravprofil være?

Én til to sider er nok for de fleste roller. Det viktigste er at må-kravene er få og tydelige, og at alle som skal vurdere kandidatene, er enige om dem.

Bør lønn stå i kravprofilen?

Ja, i alle fall som en intern ramme. Det sparer tid for alle parter og gjør det mulig å teste om rammen er realistisk før søket starter.

Hvem bør være med på å lage kravprofilen?

Nærmeste leder, en fagperson som kjenner oppgavene, og gjerne HR. I life science er det ofte lurt å involvere QA eller Regulatory Affairs når rollen har et formelt ansvar.