Headhunting i life science: når lønner executive search seg?

De kandidatene dere helst vil ha, leser sjelden stillingsannonser. De har en jobb de mestrer, et fagmiljø de trives i, og blir jevnlig kontaktet av andre. Headhunting – eller executive search – handler om å finne og nå disse menneskene direkte, og gi dem en god grunn til å vurdere et bytte.

Her forklarer vi hva executive search innebærer i life science, når det gir bedre resultater enn annonsering, og hva dere bør forberede for å lykkes.

Hva er headhunting og executive search?

Begrepene brukes ofte om hverandre. Felles for dem er at rekrutteringen ikke starter med en annonse, men med et systematisk søk i markedet:

• Headhunting brukes gjerne om direkte kontakt med spesialister og nøkkelpersoner som ikke søker selv.
• Executive search brukes oftest om ledere og seniorroller, der søket er mer omfattende og prosessen gjerne mer diskret.

Forskjellen fra tradisjonell rekruttering er hvem som tar første steg. Ved annonsering velger kandidaten selv om hen vil søke. Ved direkte søk er det dere – gjennom en rådgiver – som identifiserer de mest relevante personene i markedet og tar kontakt.

Når gir direkte søk best resultat?

Direkte søk er ikke nødvendig for alle stillinger, men det er ofte det eneste som fungerer når:

• Rollen er en lederrolle, for eksempel daglig leder, Country Manager, medisinsk direktør eller Head of Quality.
• Kompetansen er smal, som Qualified Person, CMC-ansvarlig, Regulatory Affairs-leder eller spesialister på en bestemt teknologi.
• Rekrutteringen er konfidensiell, for eksempel når en nåværende leder skal erstattes, eller når dere ikke vil vise konkurrentene hva dere bygger.
• Dere etablerer dere i Norge og trenger noen som kjenner markedet, myndighetene og kundene.
• En annonse har allerede vært ute uten å gi de søkerne dere trenger.

Slik foregår en search-prosess

En strukturert search-prosess i life science ser typisk slik ut:

1. Oppdragsavklaring. Hva skal personen levere, hvem skal hen samarbeide med, og hvilke kompromisser kan dere leve med? En tydelig kravprofil er grunnmuren.
2. Søkestrategi. Hvilke selskaper, fagmiljøer og land er mest relevante? Her lages en liste over målselskaper og typiske profiler.
3. Kartlegging. Relevante personer identifiseres gjennom nettverk, fagmiljøer, publikasjoner, konferanser og profesjonelle nettverk.
4. Diskret kontakt. Kandidatene kontaktes personlig. Første samtale handler like mye om å lytte som å selge.
5. Vurdering. Faglige intervjuer, gjennomgang av erfaring og motivasjon, og en ærlig vurdering av om kandidaten faktisk er bevegelig.
6. Shortlist. Dere møter et lite antall kandidater som er kvalifiserte, interesserte og innenfor rammene.
7. Intervjuer, referanser og tilbud. Rådgiveren koordinerer prosessen og hjelper begge parter frem til en avtale.

Søk utover Norge: Norden og DACH

Det norske markedet er lite i mange life science-nisjer. For roller der det bare finnes en håndfull relevante personer i Norge, kan det være avgjørende å søke i Sverige, Danmark, Finland og de tysktalende landene.

Det er færre formelle hindringer enn mange tror. Ifølge UDI kan EU/EØS-borgere flytte til Norge og begynne å jobbe med en gang, men de må registrere seg hos politiet senest tre måneder etter ankomst. Nordiske borgere trenger ikke registrere seg på samme måte, men må følge reglene for folkeregistrering. Kandidater fra land utenfor EU/EØS må søke oppholdstillatelse, og da bør dere sjekke gjeldende regler hos UDI tidlig i prosessen.

De praktiske spørsmålene er ofte viktigere enn de formelle: språkkrav, flytting, familie, skatt og hvor mye av jobben som kan gjøres hybrid. Avklar dette før søket starter, slik at dere ikke mister gode kandidater sent i prosessen.

Diskresjon og etikk

Direkte søk krever tillit fra begge sider. Kandidaten må kunne stole på at en samtale ikke lekker til nåværende arbeidsgiver, og dere må kunne stole på at opplysningene dere deler, blir behandlet konfidensielt. Et seriøst byrå deler aldri en CV med en oppdragsgiver uten kandidatens samtykke.

Vær også oppmerksom på at kandidater kan være bundet av konkurranse- eller kundeklausuler. Arbeidsmiljøloven kapittel 14 A setter rammer for slike klausuler, og det er lurt å avklare dette tidlig dersom kandidaten kommer fra en konkurrent.

Dette bør dere forberede

• En realistisk ramme for lønn og betingelser. Gode kandidater bytter sjelden for samme betingelser.
• En tydelig historie. Hvorfor skal en som har det bra i dag, vurdere dere? Faglig utvikling, ansvar, teknologi og selskapets retning veier ofte tyngre enn lønn.
• En rask beslutningsprosess. Passive kandidater mister interessen når det går uker mellom hvert intervju.
• Tilgjengelige beslutningstakere. Planlegg intervjudatoer før søket starter.

Slik hjelper Oslo Life Sciences

Oslo Life Sciences gjennomfører executive search og direkte søk etter ledere og spesialister i hele verdikjeden innen life sciences. Søket er diskret, strukturert og basert på et nettverk som strekker seg utover det norske markedet, med Norden og DACH som kjerneregioner. Én rådgiver følger oppdraget fra start til slutt.

Lurer dere på hva et søk koster? Les gjennomgangen vår av prismodeller for rekruttering og headhunting, eller se den samlede guiden om rekrutteringsbyrå for life science.

Vanlige spørsmål

Hva er forskjellen på en headhunter og et rekrutteringsbyrå?

Et rekrutteringsbyrå kan bruke både annonse, database og direkte søk. En headhunter jobber hovedsakelig med direkte søk etter kandidater som ikke søker aktivt. Mange byråer, inkludert Oslo Life Sciences, tilbyr begge deler.

Hvor lang tid tar et executive search-oppdrag?

Det avhenger av rollen og markedet. Planlegg med flere uker til søk og vurdering, og husk at kandidaten ofte har tre måneders oppsigelsestid etter at avtalen er signert.

Kan dere headhunte fra konkurrentene våre?

Det er lov å kontakte ansatte i andre selskaper. Det viktige er å gjøre det diskret og ryddig, og å avklare om kandidaten er bundet av konkurranse- eller kundeklausuler.

Er executive search bare for toppledere?

Nei. Direkte søk brukes like ofte for nøkkelspesialister som QA/QP, Regulatory Affairs, CMC og Medical Affairs, der kandidatmarkedet er lite og annonser sjelden gir treff.